10 strategii pentru managementul timpului
De ce Time Management?
Lumea este într-o grabă continuă. Toți suntem ocupați, mereu puși pe treabă. Răspunsul nostru preferat când vine vorba despre viața noastră, e același… suntem ocupați. Nu avem timp niciodată de nimic. Dar oare viața noastră este ocupată cu lucrurile cu adevărat importante?
Realitatea este că tot mai puțini oameni reușesc să stăpânească arta de a-și petrece timpul doar cu lucrurile care chiar contează și care sunt importante pe termen lung.
Însă amintește-ți că timpul este resursa noastră cea mai importantă. De ce? Niciodată nu-l vom mai primi înapoi. Nu vom reuși să-l depozităm undeva să stea ascuns și să-l folosim puțin mai târziu când vom avea nevoie de el.
Gândește-te la ilustrația următoare: timpul tău este precum un diamant. Poate fi necioplit, netăiat, deloc aranjat sau… poate fi frumos lucrat și de o strălucire impecabilă.
Aici intervine managementul timpului, te învață cum să îți tai și să îți finisezi diamantul. Cu alte cuvinte, te învață cum să îți gestionezi resursa cea mai importantă, timpul, într-un mod eficient și eficace.
Adesea te simți copleșit având prea multe sarcini de făcut. Nu ai putut să zici ”nu” acelui coleg care ți-a cerut atât de insistent un favor sau poate managerului care era foarte grăbit și nu a găsit pe nimeni care să îl ajute cu acea sarcină neprevăzută care, evident, nu făcea parte din programul tău… Oricare ar fi circumstanța, va trebui să aplici următoarea strategie dacă dorești să îți dezvolți abilitățile de time management.
1. Pune-ți întrebări de tipul ”CE”
Înainte de a răspunde pozitiv unei noi solicitări, întreabă-te dacă chiar este necesar. Pune-ți întrebări sub forma: ”La ce trebuie să renunț dacă voi răspunde cu da?”, ”Ce aș putea face în schimb?”, ”În cemod mă va afecta dacă voi răspunde cu ”da” sau dacă voi răspunde cu ”nu”?”.
Aceste sunt întrebări care te vor ajuta să iei o decizie conștientă și să tai din sarcinile în plus din lista ta de to-do.
Mai mult de atât, studiile arată că oamenii care răspund întotdeauna pozitiv solicitărilor nu sunt percepuți ca fiind mai ”plăcuți” decât cei care spun ”nu”. De multe ori, acest obicei de a ceda cererilor, poate fi interpretat ca și semn de slăbiciune.
Deci, alege întotdeauna conștient când vine vorba de gestionarea timpului tău.
2. Profită de timpul pierdut
La ce ”timp pierdut” ne putem referi? Probabil că ești blocat în trafic sau poate îți ia o oră cu tramvaiul până la locul de muncă. Acel timp, de multe ori poate fi perceput ca o pierdere de vreme.
Gândește-te la moduri creative în care ai putea să valorifici acel timp. Ești nevoit să aștepți la o coadă interminabilă câteva minute bune, dar ai o carte pe care o porți în geantă de săptămâni întregi și nu ai apucat să citești nici măcar prefața. Ei bine, ar putea fi o idee bună să încerci.
Blocat din nou în trafic… dar îți amintești de podcastul interesant salvat acum câteva zile în playlistul tău și nu ai apucat să îl asculți. Timpul și frustrarea vor trece mai ușor ascultând ceva bun și încurajator.
Există atâtea moduri interesante și folositoare prin care poți să îți fructifici timpul ”pierdut”. Începutul de multe ori poate fi mai greu, dar pe urmă te vei bucura de roade.
3. Ține un jurnal al timpului tău
Un astfel de jurnal te poate ajuta să ai mai multă claritate cu privire la timpul tău.
”Ok, ce am realizat azi?” – te va ajuta să evaluezi care au fost sarcinile pe care ai reușit să le duci la îndeplinire în ziua respectivă.
”Cât timp am petrecut pe rețelele de socializare?” – vei observa că vei avea nevoie să îți setezi limite, cu scopul de a petrece cât mai puțin timp online, ca astfel să te focalizezi pe sarcinile cu adevărat importante.
”Cât de mult timp am petrecut în întâlnirea de azi?” – vei putea să evaluezi dacă timpul petrecut acolo chiar a fost folositor și dacă ai reușit să atingi toate punctele propuse, dacă fiecare membru a înțeles ce are de făcut până la următoarea întâlnire.
”Unde am irosit cel mai mult timp? Care activitate a fost cea mai obositoare?” Gândește-te… Cum ar fi dacă ai aplica acest exercițiu zi de zi? Cum ar arăta ziua ta? Ar fi organizată și ai simți că ești productiv, cel mai probabil.
Formează-ți un astfel de obicei de a nota fiecare activitate pe care o ai de îndeplinit și să vezi dacă ai reușit să o duci și la capăt.
4. Fă lucrurile bazate pe propria-ți motivație
Privește la viața ta ca la un întreg atunci când îți setezi obiective, fie ele pe termen scurt sau lung.
A-ți determina țelurile care sunt importante pentru tine este premisa de la care pornește dezvoltarea motivației intrinseci.
Dacă îți vei forma obiceiul de a aloca în fiecare zi o oră din timpul tău doar acelui obiectiv, la sfârșitul zilei vei simți că ți-ai petrecut timpul într-un mod folositor, înțelept și ai realizat ceva cu adevărat important pentru tine.
Poate că te gândești: ”o oră e prea puțin pentru mine”. Da, într-adevăr poate fi, dar setează limite prea mici ca să eșueze, chiar și 1h/zi și de acolo să crești. Consecvența poate aduce rezultate frumoase pe termen lung, când ești concentrat doar ”acolo”.
Timpul tău e mult prea prețios!
5. Alege să iei lucrurile pe rând și fără grabă
E foarte greu să mergi într-un ritm liniștit și constant când toată lumea aleargă. Toți sunt atât de ”ocupați”.
Dar faptul că dacă ești mereu pe grabă și ocupat, poate fi de multe ori o consecință a deciziilor tale.
Răspunzi întotdeauna fără ezitare la toate emailurile pe care le primești? Da, unele pot necesita un răspuns urgent, dar cu siguranță nu toate.
Ia o decizie conștientă de a lua lucrurile pe rând și fără grabă. Aceasta te va ajuta să rămâi în control, să nu fii mereu în alertă și să îți percepi timpul ca fiind pozitiv.
6. Planifică-ți timpul liber
În mod conștient, planifică-ți perioade de inactivitate. Pur și simplu un timp liber în care să te relaxezi, să te odihnești sau să faci ceva ce îți place. E un timp în care îți iei gândul de la muncă.
Marchează-ți în calendar în fiecare zi timpul pe care vrei să îl rezervi pentru tine. Fie și jumătate de oră, întotdeauna e bine să fie trecut în agendă.
Dacă de exemplu, îți planifici ca vineri seara de la ora 19 să mergi la spa, sunt șanse destul de mari ca timpul acela să îl folosești corespunzător. Te vei încadra în program foarte bine cu activitățile. Vei face în așa fel încât la ora 18, cel târziu, să ieși din birou.
De asemenea, duminica trebuie să fie o zi de odihnă. Poți alege cum să o petreci, poate cel mai benefic cu familia, bucurându-vă de un timp împreună.
7. Evaluează-ți ziua
Obișnuiește ca la sfârșitul zilei în timp ce te relaxezi, savurând un ceai bun, să îți faci o evaluare a zilei ce a trecut.
Ce înseamnă asta? Să verifici cât din ce ți-ai propus în ziua respectivă ai și reușit să duci la bun sfârșit.
Te va ajuta mult să îți dai seama dacă timpul tău a fost unul productiv sau nu. Vei reuși să vezi care a fost sarcina care ți-a produs cea mai mare bucurie și satisfacție sau cea care ți-a luat cel mai mult timp să o rezolvi.
Acest exercițiu te va ajuta să îți îmbunătățești abilitățile de a-ți gestiona mai bine timpul și te va ajuta să îți formezi noi obiceiuri.
8. Folosește tehnica Pomodoro
Când vine vorba de realizarea unei sarcini, de multe ori ne putem lăsa distrași de tot felul de lucruri din jurul nostru: apeluri telefonice, social media, muzică, etc, care ne răpesc așa de mult timp.
Desigur, întotdeauna sunt metode și tehnici care ne pot ajuta să scapăm de cele mai frecvente distrageri, care ne împiedică să ducem la bun sfârșit o sarcină.
Tehnica Pomodoro a fost dezvoltată de către Francesco Cirillo și vine în ajutorul celor care au tendința de a procrastina. Alternanța dintre muncă și odihnă stă la baza acestei tehnici.
Cum funcționeză? În primul rând, listează-ți toate sarcinile mari și mici pe care trebuie să le exerciți. Lucrează la o singură sarcină pe rând și pas cu pas. Timpul de concentrare pe o sarcină să fie de 25 minute, iar după asta se ia o pauză de 5 minute.
Repetă procedura până obții un total de 4 pomodoros (total 2 ore). Ia, în final, o pauză de 30 minute. Tot ce poate să producă zgomot sau să te întrerupă din lucru, trebuie eliminat. Închide ușa biroului tău, dacă este necesar, pune telefonul pe silențios, închide e-mailul, pune pe mut notificările de la social media.
Acesta este sistemul de lucru Pomodoro. Crezi că te-ar ajuta? Încearcă! Timpul tău merită să fie fructificat din plin.
9. Învață să delegi sarcini
Un dirijor nu se presupune niciodată să cânte la fiecare instrument din orchestră.
La fel se poate aborda problema și în alte domenii. Dacă încerci să faci totul de unul singur, vei ajunge în cel mai scurt timp foarte obosit mental și fizic.
Faptul că nu poți delega, nu este întotdeauna o problemă de organizare, ci mai degrabă o problemă personală care se bazează pe atitudinile tale interioare.
Delegând într-un mod corespunzător, vei salva timp și vei crea mai mult spațiu pentru tine. Oamenii care nu au abilitatea de a delega sarcini, adesea sunt cuprinși de tot felul de frici. ”Ceilalți nu pot s-o facă la fel de bine ca și mine” – poate fi de multe ori afirmația pe care o folosesc.
Dar pot exista tot felul de frici. Frica că ar putea să apară o situație competitivă, frica de a pierde aprecierea celorlalți, frica de a fi descoperită o anumită slăbiciune, etc.
Totuși, abilitatea de a delega este foarte importantă în leadership. Pentru a atinge anumite obiective este nevoie să lucrezi cu ceilalți. Nu te vei pricepe întotdeauna să le faci pe toate și foarte bine, fizic nu ești capabil. De aceea, abilitatea de a delega este atât de importantă. Trebuie să înveți să te lași ajutat, ca să poți lucra eficient.
De ce ai vrea să delegi sarcini totuși? Iată câteva motive pentru care ar trebui să înveți asta:
- Nu există creștere sau schimbare fără delegare;
- Nu tu trebuie să le faci pe toate. Vei lucra împreună cu ceilalți pentru a obține succesul;
- Procesul de delegare va crește încrederea de sine a colegilor, își vor da seama că sunt capabili de lucruri mai mari decât își imaginau;
- Oamenii vor învăța unii de la alții, inclusiv tu.
10. Atinge-ți și păstrează-ți echilibrul
După lungi perioade de muncă, în mod conștient și voit ar trebui să te bucuri de un timp în care să te odihnești, cu scopul de menține un randament foarte bun în munca care urmează să o faci.
Permite-ți să ai zi de zi experiențe plăcute și relaxante, fără să te simți vinovat că pierzi vremea sau că ai putea face multe alte lucruri.
Ar trebui să ai cel puțin o experiență care să te relaxeze pe zi și care să te ”răsplătească” pentru toată munca pe care ai depus-o. Poate o plimbare în parc, care să te ajute să te detașezi de muncă și să îți clarifici gândurile. Altora le place să se relaxeze purtând discuții faine cu prietenii și familia.
Găsește acel ceva care să te motiveze și care să îți ofere energia necesară pentru volumul de muncă care te așteaptă.
Dar asta se poate aplica și pe termen mai îndelungat, nu doar zi de zi.
Poate există perioade din an în care programul tău este mult mai solicitant și e nevoie de tine acolo. După aceste perioade aglomerate, o săptămână de odihnă prinde chiar bine. Fără emailuri, apeluri telefonice sau alte lucruri legate de muncă, ci doar odihnă…
Îți dorim mult spor în gestionarea timpului tău și sperăm că aceste strategii te-au ajutat! Nu uita, timpul tău este precum un diamant, depinde de tine cum va arăta!
Sursa: persolog Time Management Profile
Ești trainer, coach sau manager? Dorești să îi ajuți pe cei din jur să-și gestioneze mai eficient timpul și să devină mai productivi? Te invităm la Cursul de Certificare în Modelul Time Management persolog.
